Das digitale Vorgangsmanagement wird zur Steigerung der Qualität von relevanten Prozessen in erfolgreichen Unternehmen eingesetzt. In nahezu allen Abteilungen eines Unternehmens wird in Vorgängen gearbeitet und gedacht. Das digitale Vorgangsmanagement kann ein erfolgsentscheidender Faktor sein und optimiert die tägliche Arbeit durch

• Prozessdefinition
• Aufgabenverwaltung
• Gemeinsame Bearbeitung
• Transparenten Status
• Archivierung

Risiken erkennen

Dokumente für Vorgänge werden derzeit in Ordnern oder auf einzelnen Rechnern abgelegt oder abgeheftet. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Herangehensweise. Die Abstimmung mit Kollegen oder Vorgesetzten erfolgt häufig parallel per E-Mail oder Telefon. Die für einen Vorgang relevanten Informationen sind verteilt und nur selten zentral für alle Beteiligten zugänglich. Oft fehlt auch der Überblick zum aktuellen Status. Darunter leidet die Qualität der Vorgangsprozesse.

Prozesse optimieren

Unternehmen bewältigen diese Herausforderung durch die Einführung von digitalen Vorgängen und erhöhen somit die Qualität der Prozesse. Jeder Mitarbeiter kennt die für ihn relevanten Prozessschritte und kann seine Aufgaben erledigen. Die Zusammenarbeit der am Vorgang beteiligten Mitarbeiter wird optimal unterstützt und notwendige Freiräume bleiben erhalten.

Vorteile nutzen

Die relevanten Prozesse werden unternehmensweit definiert. Damit werden alle Aktivitäten rund um einen Vorgang transparent, für jeden nachvollziehbar und zentral in einem System organisiert. Die Prozessmodellierung durch den Fachanwender ist flexibel und einfach. Eine Integration mit anderen führenden Systemen wie ERP, CRM oder E-Mail-Client ist möglich