Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Kernprozess in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Gerade dieses Thema eignet sich gut für eine Standardisierung, weil der Prozess schon definiert ist. In den meisten Fällen durchläuft eine Eingangsrechnung die nachfolgenden Stationen in einem Unternehmen.

• Erfassung (Einscannen und Erkennen
• Prüfung und Freigabe
• Einhaltung von Fristen (Skonto, Zahlung)
• Archivierung

Risiken erkennen

Früher wurden die meisten Rechnungen per Post versandt, mehrfach kopiert und in Ordnern abgelegt. Die Prüfungs- und Freigabe-Prozesse waren umständlich und zeitaufwendig, oft konnten deshalb Skonto- oder Zahlungsfristen nicht eingehalten werden. Die direkte Beantwortung zu Fragen oder Auskünfte zum Status der Bearbeitung waren umständlich und eine zuverlässige Finanz- und Liquiditätsplanung war sehr aufwändig.

Prozesse optimieren

Immer mehr Unternehmen starten daher beim Digitalisierungsprozess mit einer modernen Eingangsrechnungsverarbeitung, weil sie die Risiken erkannt haben und effektiv gestalten wollen. Sie optimieren damit die Prozesse, erreichen eine Effizienzsteigerung und die notwendige Planungs- und Revisionssicherheit. Experten sehen in der Nutzung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung das höchste Kosteneinsparungspotential.

Vorteile nutzen

Die Rechnungsinhalte werden automatisch erkannt (gescannt und ausgelesen) und an das ERP-System übergeben. Im Anschluss daran wird der definierte Freigabe-Prozess gestartet und überwacht. Skonto-und Zahlungs-Fristen können somit eingehalten werden. Der Zugriff auf die relevanten Rechnungsinformationen erfolgt transparent und schnell, entsprechend den definierten Berechtigungen und die Dokumente werden revisionssicher archiviert. Natürlich kann diese Lösung in ERP-Systeme integriert werden.