In vielen Unternehmen läuft immer geschäftsrelevante Korrespondenz über E-Mail. Diese E-Mails sollen sechs Jahre lang nachvollziehbar und strukturiert aufbewahrt werden. Mit einem E-Mail-Management-Systems werden diese Anforderungen umgesetzt, ein versehentlichen Datenverlust wird verhindert und die Dauer der Datensicherung verkürzt.
Wesentliche Funktionen sind:
- Strukturierte Ablage
- Volltextrecherche
- Revisionssichere Archivierung
Risiken erkennen
Die Art der Korrespondenz hat sich verändert, wichtigstes Instrument ist die E-Mail geworden. Aber E-Mails können versehentlich gelöscht werden oder sie sind nur auf dem E-Mail-Client des Mitarbeiters abgelegt. Wichtige Informationen gehen dem Unternehmen verloren weil sie nicht global recherchier- und nutzbar. Und darüber hinaus sind diese nicht sicher verwahrt.
Prozesse optimieren
Die E-Mail-Management-Lösung ist ein wichtiger Baustein in der Softwarelandschaft von Unternehmen, weil sie einen Datenverlust verhindern und geschäftsrelevante Korrespondenz nutzbar macht. Durch ein E-Mail-Management-Systems werden die Prozesse optimiert, die Effizienz gesteigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.
Vorteile nutzen
Der Zugriff auf die relevanten Informationen erfolgt transparent und schnell, entsprechend den definierten Berechtigungen. E-Mail-Inhalte und Anlagen können recherchiert, genutzt und revisionssicher archiviert werden. Alle Funktion lassen sich nahtlos in die Oberfläche des E-Mail-Clients integrieren.
