Digitale Akten nutzen erfolgreiche Unternehmen bei der Reduzierung von Papierarchiven, Zentralisierung von Firmeninformationen und der Optimierung bei der Suche und der Recherche. Die Informationen eines Unternehmens bilden die Basis für die tägliche Arbeit und je besser diese Informationen organisiert sind, desto effektiver können sie die Mitarbeiter nutzen. Je nach Branche und Anforderung können zusätzlich zu den standardisierten Lösungen und abteilungsbezogenen Akten auch folgende Themen unterstützt werden.
- Kundenakte
- Lieferantenakte
- Projektakte
- Maschinenakte
- Fahrzeugakten
- …
Risiken erkennen
Die Informationen befinden sich auf den Systemen der Mitarbeiter in individuellen Ablagestrukturen und oft noch in Papierform in Aktenschränken, in einigen Fällen sogar an unterschiedlichen Standorten. Dadurch leiden oft die Aktualität der Informationen und die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter. Zudem ist eine sichere Datenhaltung nicht gewährleistet.
Wissen optimieren
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Digitalisierung und Zentralisierung von Informationen, weil sie die Risiken erkannt haben und global optimieren wollen. Sie ermöglichen damit Ihren Mitarbeitern eine schnellere Recherche, eine höhere Auskunftsfähigkeit, mehr Übersicht, eine bessere Servicequalität und sparen zusätzlich Lagerflächen für Papierarchive.
Vorteile nutzen
Die Informationen sind zentral und revisionssicher verfügbar und der Zugriff erfolgt in Abhängigkeit der Berechtigung und standortübergreifend. Darüber hinaus sind die Versionen aktuell (Versionierung) und zu jeder Zeit verfügbar. Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Papierakten. Eine Integration mit anderen führenden Systemen wie ERP, CRM oder E-Mail-Client ist möglich
