Das digitale Vertragsmanagement ist eine zentrale Organisationsaufgabe in erfolgreichen Unternehmen. Verträge bilden die Basis für betriebswirtschaftliches Handeln und nahezu jede unternehmerische Entscheidung basiert auf oder mündet in einer vertraglichen Vereinbarung.
Dabei sind in einen Vertrag meistens verschiedene Abteilungen involviert und jeder Vertrag durchläuft einen bestimmten Lebenszyklus.
- Erstellung
- Prüfung und Freigabe
- Unterzeichnung
- Erfüllung
- Bewertung
- Einhaltung von Fristen (Verlängerung, Kündigung)
- Archivierung
Risiken erkennen
Früher wurden Verträge in Ordnern abgelegt oder in Excel-Tabellen verwaltet. Die Verträge waren somit oft nur bestimmten Abteilungen zugänglich und nicht global nutzbar. Unternehmensweite Analysen waren aufwändig, Vertragsfristen wurden verpasst und mögliche Kostensenkungspotentiale waren gering.
Prozesse optimieren
Viele Unternehmen managen heute Ihre Verträge mit einer modernen Vertragsmanagement-Lösung, weil sie die Risiken erkannt haben und wirksam kontrollieren wollen. Durch eine Zentralisierung der Verträge werden die Prozesse optimiert, die Effizienz gesteigert und die notwendige Revisionssicherheit gewährleistet.
Vorteile nutzen
Der Zugriff auf die relevanten Vertragsinformationen erfolgt transparent und schnell, entsprechend den definierten Berechtigungen. Verträge können recherchiert und ausgewertet werden. Das Fristenmanagement ermöglicht die Überwachung von Laufzeiten und damit die Einhaltung von Kündigungs- oder Verlängerungsfristen. Alle Informationen rund um die Verträge werden revisionssicher archiviert.
Eine Integration mit anderen führenden Systemen wie ERP, CRM oder E-Mail-Client ist möglich.
