Die digitale Personalakte ist ein komfortables Instrument für das Managen der Personalprozesse. Die gesamten Dokumente (wie unten aufgeführt) zu den Mitarbeitern werden transparent verwaltet und die Abwicklung der Prozesse damit beschleunigt. Der Zugriff auf die jeweiligen Unterlagen wird über eine klare und sichere Berechtigungsstruktur gewährleistet. Temporär kann auch ein Mitarbeiter den Zugang zu seinen Unterlagen erhalten.
- Bewerbungsunterlagen
- Verträge und Anlagen
- Zertifikate
- Krankmeldungen
- Bescheinigungen
- Vereinbarungen
- Beurteilungen
- Abmahnungen
- Kündigung
- Zeugnis
- …
Risiken erkennen
Die Personalunterlagen werden oft in Ordnern und Archiven aufbewahrt. Ein Aktenverlust oder ein unberechtigter Zugriff auf diese vertraulichen Informationen kann somit nicht immer verhindert werden. Die Überwachung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und Archivierungspflichten liegt allein in der Verantwortung der Mitarbeiter in der Personalabteilung.
Prozesse optimieren
Die digitale Personalakte nutzen immer mehr Unternehmen, weil mit einer Standard-Lösung einfach und schnell die Personal-Prozesse automatisiert und kontrolliert werden können. Die Ablage der Personalakten erfolgt zentral durch berechtigte Personen. Zudem wird die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien und Vorgaben sichergestellt.
Vorteile nutzen
Der Zugriff auf die relevanten Personaldokumente erfolgt transparent und schnell, entsprechend den definierten Berechtigungen. Komfortable Suchmöglichkeiten und Übersichten fördern die Arbeitsprozesse. Die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, gesetzlichen Datenschutzrichtlinien, Archivierungspflichten und Löschfristen wird über das System gesteuert. Eine Integration mit anderen Systemen ist möglich.
